オンライン参加での座長について

はじめに

この方法で座長を執り行なっていただく方法は、従来の学術大会の場合と大きく異ります。また一般的なWeb会議とも若干異なります。現地参加と対比すると次の表のようになります。
発表者や参加者と異なり、Webex Eventsの用語での「パネリスト」の役割になっていただき、セッションの司会としての操作が必要となります。

座長のご参加方法による対比

従来の現地参加 オンライン参加
現地会場にご入場いただきます Webex Eventsのオンライン会場にご入場いただきます
座長席にご着席いただきます Webex Eventsでのパネリストに指名させていただきます
座長席に備え付けのマイクに向かってお話しいただだきます PCに接続されたマイクに向かって、ご自分でミュートを解除していただき、お話しいただきます
会場より挙手をみつけ、質問者としてご指名いただきます 現地会場の挙手は現地会場にいらっしゃる座長の先生にご指名いただきます。
オンライン会場の挙手は実行委員が確認いたしますので、質問者に発言の許可をお与えください。

オンライン参加で座長を行うご予定の先生は、本大会でご発表をなさらない場合でも、Webex Events の操作をしていただきますので、会期前の接続テストにご参加いただきますようお願いいたします。

セッションの基本的な流れ

  • 必ずオンライン会場にご入場ください。入場の方法は参加者と同様です。詳しくは「お試し参加セッション」ページをご参照ください。
  • セッションの開始時間10分前までに、必ず事前にパネリスト用(同時に演者を兼ねる場合には、演者/座長共通)にメールで送付されたURL、ID、PWを用いて電子会場にお入りください。(参加者全員に送られる視聴用のID/PWとは異なりますのでご注意ください。)
  • セッション開始のお時間になりましたら、セッションの開始をご宣言いただだき、続いてご挨拶、セッションについてのご紹介などをお願いします(事前に役割分担などを決めておいていただけます様、お願いいたします)。
  • 演者の発表の準備が整いますと、実行委員より合図がございますので、演者と演題のご紹介をお願いします。続いて演者の口演が始まります。
  • 演者の口演が終了しましたら、質疑の時間となりますので、質疑の司会をお願い致します。
  • 質疑ではまず現地会場の参加者からの質問のお時間とします。「質疑の手順」表をご参照ください。
  • 次にオンライン会場の参加者からの質問のお時間とします。「質疑の手順」表をご参照ください。
  • 演者の発表のお時間が過ぎましたら、発表の終了を宣言していただき、ご発表者にご挨拶をお願いします。
  • 4. に戻ります。
  • セッションのお時間が過ぎましたら、セッションの終了をご宣言いただき、ご挨拶をお願いいたします。

質疑の手順

アクション 質問者の所在
現地会場 オンライン会場
質問の意思表示 質問者には挙手をしていただきます 質問者にはWebex Eventsの挙手機能を実行していただきます
質問者の発見 実行委員が挙手している参加者を探します 実行委員がWebex Eventsの出席者リストより挙手している出席者を探していただきます
質問者の選択 実行委員が挙手している参加者からお一人を選びます
判断は実行委員にお任せください
実行委員が挙手している参加者からお一人を選びます。判断は実行委員にお任せください。
質問者の指名 実行委員が口頭やジェスチャーで質問者ご指名します。 実行委員が挙手している出席者のお名前を読みます。
座長の先生は発言をご許可ください。
質問者の発言準備 質問者はマイクの前へ移動します。 オペレータがWebex Eventsを操作して質問者のミュートを解除いたします。

Webex Eventsの「パネリスト」について

Webex Eventsでは、オンライン会場に入場している参加者を四つ役割に分けております。Webex Evensを使って座長を執り行っていただく場合には、パネリストになっていただきます。パネリストになりますと、システム運営に関する操作の一部を実施できるようになりますので、Webexで座長を執り行う予定の先生は必ず、発表操作講習会および事前接続テストにご参加いただきますようお願いいたします。

Webex Evenstでの参加者の役割

名称 概要 本大会で割当
出席者
  • 参加名は表示されません
  • 発言するには主催者によりミュートを解除してもらう必要があります
一般参加者
パネリスト
  • 参加名が表示されます
  • 画面のパネリスト一覧にイニシャルまたはカメラ映像が表示されます
  • 出席者の名前を見ることができます
  • 自分でミュートを解除することができます
座長
プレゼンター
  • パネリストの中から一人がプレゼンターに指名されます
  • 指名は主催者が行います
  • コンテンツ共有で発表することができます
発表者

ご用意いただくもの

発表場所

  • 騒音の少ない場所でご発表ください。
  • 周囲に人のいない場所でご発表ください。
  • プライバシー(発表者ご本人、周囲の人、患者さま)に配慮した場所でご発表ください。1

インターネット接続

  • 高速な通信環境でご参加ください。
  • PCとLANの接続
    • 可能であれば有線LANをご利用ください。
    • 無線LANの場合は300Mpbs以上の接続をご利用ください。
  • LANとインターネットの接続
    • 病院や大学、企業などのインターネット接続では通信速度の問題は少ないと考えられますが、ファイヤーウォールなどのセキュリティ設定によりインターネットへの接続に制限がある場合があります。Webex Eventsはホームページ閲覧とは異なった通信プロトコルも併用しています。
    • ホテルやカフェなどの場合、通信速度に制限がある場合があります。
    • ご自宅からのインターネット接続には光インターネットなどの高速通信契約をご利用ください。ADSL接続ではご発表いただくのが困難です。
    • モバイル通信契約によるインターネット接続の場合は、従量課金による制限にご注意ください。

PC

  • OSとしてWindowsまたはmacOSがインストールされたもの3

マイク

  • PCに接続するマイクをお使いください。
  • 人間の声に適した指向性のあるマイクをご利用ください。
    • ボーカルマイク
    • USB接続のヘッドセット付属のマイク
  • PCに内蔵されたマイクはお使いにならないでください。4
  • ご自分のマイクより入力された音声を、ご自分で聞くことはできません。
    • Webex Eventsアプリの画面下部にインジケータ(メーター)があり、マイクより入力された音声の音量が表示されます。

ヘッドホン

  • 音洩れの少ないヘッドホンあるいはヘッドセットをご使用ください。
  • スピーカのご使用はご遠慮願います。5

カメラ

  • 座長のお姿を配信します。
  • カメラについて仕様などに特に指定はございません。

(注)

  • 1 カメラで撮影されている映像がリアルタイムで配信されます。発表者のお姿だけでなく、背景も映ります。背景除去機能もございますが、誤動作や不完全な場合がございます。特に病院内では患者さまの情報(カメラでお姿やお名前が映るだけでなく、院内アナウンスなどでお名前が呼ばれる場合など)に細心の注意を払ってください。
  • 2 画像と音声の伝送が行われるので回線速度が画質や音質に影響を及ぼします。
  • 3 LinuxなどUNIX系のOSについては、Webex Eventsアプリが無い場合や設定が難しい場合がございますので、技術詳細についてご理解いただいている方のみご利用ください。モバイルデバイス(スマートフォン、タブレット等)では発表資料のコンテンツ共有の操作手順が煩雑となりますので、操作方について習熟されている方のみご利用ください。ご説明はWindowsまたはmacOSを前提としております。ご了承ください。
  • 4 PC内蔵マイクは指向性がないため、周囲の雑音を拾います。資料映像の表示操作のためのキーボードやマウスの操作音を拾います。
  • 5 音声をスピーカーで出力しますとマイク経由でのループが生じ発振(エコー、ハウリング)が生じることがあります。

大会期間前の事前接続テスト

Webex Eventsを用いての座長を執り行うことをご予定の先生は、大会期間前の事前接続テストにご参加いただきますようお願いいたします。
「ご参加の際にご使用になる予定のPCがWebex Eventsに対応しているか」といった事前の確認が大変重要になります。そこで、事前接続テスト専用のオンライン会場をご用意いたしました。「できるだけ当日と近い環境で」「発表で使用するPC」でのご参加をお願いいたします。 なお、事前接続テストは大会実行委員にご担当いただいております。
ご参加されましたら、Webex Eventsを用いて座長を行う旨を実行委員にお伝えください。

  • Webex Eventsを用いて実際の接続や資料共有などのテストを実施いたします。
  • テストの内容はWebex Eventsの接続確認、発表資料の配信に必要な画面共有操作、またカメラや音声の確認などです。
  • 必ずご参加いただくため、Webで参加される座長、演者の先生方に個別にスケジュール調整を行います。
  • 実際にテストに参加するためのURLはスケジュール調整のメールにてご案内いたします。

ご発表前の受付

  • Webex Eventsを使用して座長をされる方のための受付を用意いたします。
    • オンラインの座長・演者受付は、発表会場とは別のオンライン会場です。
    • 大会期間になりましたら、トッページに入口を設置いたします。
  • ご入場いただきましたら、受付担当の実行委員がお声をおかけします。
  • 座長である旨を実行委員にお伝えください。
  • マイクやカメラが正しく動作するかをご確認させていただきます。
  • ご発表されるセッションの開始までに十分余裕をもった時間にご入場ください。