オンライン参加でのWebex配信発表について

はじめに

開催地(名古屋国際会議場および関連施設)にお越しいただくことなく、職場やご自宅(以下「リモート参加地」と呼称)で、御自分のPCを操作して、Webex Eventsにより開催されているオンライン会場にご入場頂き、プレゼンターに指名されましたら、御自分でPCを操作して発表資料を表示していただき、PCに接続されたマイクに向かってお声をいただきます。ビデオ出力発表と対比すると次の表のようになります。

Webex Eventsを用いたご発表の方法については、下記Webex資料をご参照ください。

Webex Eventsを用いての発表をご予定の先生は、発表操作講習会および事前接続テストにご参加いただきますようお願いいたします。 また、ご発表の前には、必ず、座長・演者試写コーナーにお入りください。
資料映像の表示ができず発表を開始できない、或いは準備に手間取り発表時間が短くなるなどのトラブルが発生した場合でも代替の発表時間をおとりすることはありません

セッションの基本的な流れ

  1. 必ずオンライン会場にご入場ください。入場の方法は参加者と同様ですが、必ず事前にパネリスト用にメールで送付されたURL、ID、PWを用いて電子会場にお入りください。(参加者全員に送られる視聴用のID/PWとは異なりますのでご注意ください。)。 詳しくは「お試し参加セッション」ページをご参照ください。
  2. ご発表の時間までは、同セッションの他の演者の発表にご参加ください。
  3. ご発表の時間が近づきましたら、発表資料の準備をお願いします。
    • 発表資料を表示するためのアプリを起動し、発表資料のファイルを開いておいてください。
  4. ご発表の時間になりましたら、実行委員がプレゼンターに指名いたしますので、ご発表の準備をお願いします。
    • プレゼンターになりますと、マイクの音声が会場(現地会場、オンライン会場の両方)に流れるようになります。
    • 発表資料を表示するためのアプリをWebex Eventsで「コンテンツ共有」してください。
    • 準備が整いましたら、音声にて完了したことをお伝えください。
  5. 座長よりご紹介がありますので、ご口演を開始してください。
  6. ご口演がおわりましたら、質疑のお時間になります。
    • 発表資料は表示したままにしてください。質疑時に参照する場合がございます。
    • カメラをオンにしてください。お姿を配信いたします。
    • 座長(まれに実行委員)が、会場(現地会場およびオンライン会場)の参加の方を指名し質問していただきますので、お答えいただけますようお願いいたします。
  7. 質疑が終了いたしましたら、ご発表のお時間は終了です。
  8. 実行委員がプレゼンターの指名を解除いたします。
  9. 引き続き、同セッションの他の演者のご発表にご参加ください。

ご用意いただくもの

発表場所

  • 騒音の少ない場所でご発表ください(ノイズを拾ってしまうため)。
  • 周囲に人のいない場所でご発表ください。
  • プライバシー(発表者ご本人、周囲の人、患者さま)に配慮した場所でご発表ください。1

インターネット接続

  • 高速な通信環境でご参加ください。2
  • PC と LAN の接続
    • 可能であれば有線LANをご利用ください。
    • 無線LANの場合は300Mpbs以上の接続をご利用ください。
  • LAN とインターネットの接続
    • 病院や大学、企業などのインターネット接続では通信速度の問題は少ないと考えられますが、ファイヤーウォールなどのセキュリティ設定 によりインターネットへの接続に制限がある場合があります。Webex Eventsはホームページ閲覧とは異なった通信プロトコルも併用しています。
    • ホテルやカフェなどの場合、通信速度に制限がある場合があります。
    • ご自宅からのインターネット接続には光インターネットなどの高速通信契約をご利用ください。ADSL接続ではご発表いただくのが困難です。
    • モバイル通信契約によるインターネット接続の場合は、従量課金による制限にご注意ください。

PC

  • OSとしてWindowsまたはmacOSがインストールされたもの3
  • マルチコアのCPU、メモリ4GB以上を搭載したもの4

マイク

  • PCに接続するマイクをお使いください。
  • 人間の声に適した指向性のあるマイクをご利用ください。
    • ボーカルマイク
    • USB接続のヘッドセット付属のマイク
  • PCに内蔵されたマイクはお使いにならないでください。5
  • ご自分のマイクより入力された音声を、ご自分で聞くことはできません。
    • Webex Eventsアプリの画面下部にマイク型のインジケータ(メーター)があり、マイクより入力された音声の音量が表示されます。

ヘッドホン

  • 音洩れの少ないヘッドホンあるいはヘッドセットをご使用ください。
  • スピーカのご使用はご遠慮願います。6

カメラ

  • 質疑の際に演者のお姿を配信します。
  • ご発表の際、発表資料の一部としてカメラの映像を配信することも可能です。
  • カメラについて仕様などに特に指定はございません。

(注)

  • 1 カメラで撮影されている映像がリアルタイムで配信されます。発表者のお姿だけでなく、背景も映ります。背景除去機能もございますが、誤動作や不完全な場合がございます。特に病院内では患者さまの情報(カメラでお姿やお名前が映るだけでなく、院内アナウンスなどでお名前が呼ばれる場合など)に細心の注意を払ってください。
  • 2 画像と音声の伝送が行われるので回線速度が画質や音質に影響を及ぼします。
  • 3 LinuxなどUNIX系のOSについては、Webex Eventsアプリが無い場合や設定が難しい場合がございますので、技術詳細についてご理解いただいている方のみご利用ください。モバイルデバイス(スマートフォン、タブレット等)では発表資料のコンテンツ共有の操作手順が煩雑となりますので、操作方について習熟されている方のみご利用ください。ご説明はWindowsまたはmacOSを前提としております。ご了承ください。
  • 4 Web会議システムは、画像や音声のデータの圧縮・伸張などの計算処理をリアルタイムで行っており、CPUに対してかなりの負荷をかけます。 計算処理が追い付かなくなると画質、音質が劣化したり途切れたりします。ご発表される場合には、発表資料を表示するアプリ(PowerPointなど)と並行処理となりますので視聴のみより負担が更に高くなります。
  • 5 PC内蔵マイクは指向性がないため、周囲の雑音を拾います。資料映像の表示操作のためのキーボードやマウスの操作音を拾います。また、音質が不良な場合があり、その場合、口演内容がほとんど聞き取れない場合があります。Web会議用のマイクやヘッドセットなどをご利用されることをお勧めいたします。
  • 6 音声をスピーカーで出力しますとマイク経由でのループが生じ発振(エコー、ハウリング)が生じることがあります。

事前接続テスト

Webex Eventsを用いての発表をご予定の先生は、大会期間前の事前接続テストにご参加いただきますようお願いいたします。
「ご発表に使用予定のPCが Webex Eventsでの発表に対応しているか」「発表映像が正しく配信できるか」といった事前の確認が大変重要になります。そこで、事前接続テストをご用意いたしました。「できるだけ当日と近い環境で」「発表で使用するPC」でのご参加をお願いいたします。
なお、事前接続テストは大会実行委員にご担当いただいております。

  • Webex Eventsを用いて実際の接続や資料共有などのテストを実施いたします。
  • テストの内容はWebex Eventsの接続確認、発表資料の配信に必要な画面共有操作、またカメラや音声の確認などです。
  • 必ずご参加いただくため、Webで参加される座長、演者の先生方に個別にスケジュール調整を行います。
  • 実際にテストに参加するためのURLはスケジュール調整のメールにてご案内いたします。

ご発表前の受付

  • リモート参加地よりWebex配信発表される方のための受付を用意いたします。
    • オンラインの座長・演者受付は、発表会場とは別のオンライン会場です。
    • 大会期間になりましたら、トップページに入口を設置いたします。
  • ご入場いただきましたら、受付担当の実行委員がお声をおかけします。
  • 演者受付では以下の確認のため短い事前接続テストをしていただきます。なお、ご発表全体の事前接続テストをするお時間はございません。
    • 参加名の確認
    • 発表資料の映像が正常に配信できるかの確認
    • ご発言の音声が正常に配信できるかの確認
  • ご発表されるセッションの開始までに十分余裕をもった時間にご入場ください。
  • 発表資料の映像が表示できず発表を開始できない、あるいは、準備に手間取り発表時間が短くなるなどのトラブルが発生した場合でも代替の発表時間をおとりすることはありません